Was für guten Unterricht, erfolgreiche Prüfungen oder gelungene Feiern gilt, macht sich auch bei Elterngesprächen bezahlt: die gute Vorbereitung. Formulieren Sie für sich selbst den genauen Anlass des Gesprächs. Bleiben Sie nicht im Vagen. "Svenja hat kein Interesse an dem Fach. " "Max kommt immer zu spät", sondern werden Sie ganz konkret, zum Beispiel bei der Notengebung: Halten Sie Belege für die schriftlichen Noten bereit und Argumente für die mündliche Benotung. Notieren Sie bei fehlenden Hausaufgaben oder wiederholtem Zuspätkommen die genauen Termine. Stellen Sie sich außerdem auf Ihre Gesprächspartner ein: 

• Mit wem werden Sie es zu tun haben?
• Welche Wünsche, Ängste und Erwartungen könnten die Eltern haben?
• Und was wollen Sie ihnen vermitteln, welches Ziel haben Sie sich für das Gespräch gesetzt?

Strukturieren Sie für sich vorab den Gesprächsablauf, machen Sie also eine Art Tagesordnung. Die könnte so aussehen: 

• Begrüßung und Kontaktaufnahme
• Grund des Gesprächs
• Weitere Informationen und Einschätzungen der Beteiligten
• Suche nach Lösungsmöglichkeiten
• Handlungs- und Zeitplan
• Gesprächsende und Verabschiedung

Denken Sie unbedingt daran, diesen geplanten Ablauf auch Ihren Gesprächspartnern zu vermitteln und Sie um Zustimmung, beziehungsweise um Änderungen zu bitten. Das schafft von vornherein ein Klima der Gleichberechtigung und wirkt sich positiv auf den Fortgang des Gesprächs aus. Legen Sie einen, für den Anlass angemessenen, zeitlichen Rahmen fest. So geraten Sie nicht unter Druck, schnell zum Ende kommen zu müssen und vermeiden andererseits, dass das Gespräch sich unnötig in die Länge zieht.

Eine freundliche Begrüßung – gern auch mit etwas Small Talk – und eine angenehme Umgebung tragen nicht unwesentlich zu einer angenehmen Gesprächssituation und somit oft auch zum Erfolg des Treffens bei. Klar: Nicht alle Probleme lassen sich schönreden, aber lösungsorientiert vortragen. 

Wenig hilfreich sind Formulierungen wie: „Das sieht ganz schlecht aus mit der Versetzung, da ist kaum noch etwas zu machen.“ oder „Ständig stört ihr Sohn, ihre Tochter – das geht so nicht weiter.“ 

Besser klingt es so: „Was können wir tun, damit es mit der Versetzung doch noch klappt?“ „Wie können wir erreichen, dass Ihr Sohn/Ihre Tochter am Unterricht teilnimmt?“

Versuchen Sie außerdem die Probleme eher zu beschreiben, statt sie zu bewerten und vergessen Sie trotz der Probleme nicht, auch die Stärken und positiven Seiten des Kindes aufzuzeigen! Kein Kind ist immer faul, desinteressiert oder aggressiv.

Auch Lehrkräfte sind nicht unfehlbar. Seien Sie also durchaus offen gegenüber der Kritik von Eltern. Vielleicht haben Sie den Schüler/die Schülerin in bestimmten Situationen doch falsch eingeschätzt, vielleicht müssen Sie diese Einschätzung korrigieren, weil Eltern Ihnen gute Argumente liefern oder private Hintergründe das Verhalten des Schülers/der Schülerin erklärbar machen. Sind Eltern verunsichert, wütend oder wollen Ihren Argumenten partout nicht folgen, dann kann das Gespräch jedoch schnell auch die sachliche Ebene verlassen. Am besten geben Sie den Eltern eingangs die Möglichkeit, ihren Frust loszuwerden. Oft entkrampft sich die Situation dann schnell. Wenn Sie außerdem die Angriffe nicht persönlich nehmen, sondern versuchen, professionell und ruhig zu bleiben, sind Sie auf einem guten Weg. 

Manchmal werden Sie allerdings feststellen müssen, dass einfach keine konstruktiven Ergebnisse in Sicht sind, weil Eltern nicht von ihrem persönlichen Standpunkt abrücken und kein Interesse an einer Lösung haben. Dann sollten Sie das Gespräch höflich, aber bestimmt abbrechen und es zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Werten Sie diesen Abbruch nicht als Versagen, sondern als Chance, zu überlegen, wie es weitergehen kann und wen Sie zur Klärung des Konflikts hinzuziehen könnten: Kollegen/Kolleginnen, Schulleitung, Schulpsychologen/-Psychologinnen oder auch Elternvertreter/-innen.

Und denken Sie daran: Kategorisierungen oder Schuldzuweisungen helfen nicht weiter. Sie führen eher zu einer Verhärtung der (eigentlich unnötigen) Fronten. Machen Sie deutlich, dass es sich bei Ihren Aussagen um Ihre Sichtweise handelt und dass durchaus andere Interpretationen möglich sind: „Ich sehe das so…“, „Ich habe den Eindruck, dass…,“ "Wie sehen Sie das? " Der Vorteil ist außerdem, dass Ihre Gesprächspartner/-innen gefordert sind und im besten Fall mit eigenen Lösungsvorschlägen aufwarten. Selbst dann, wenn Sie selbst bereits konkrete Vorstellungen davon haben, wie ein Problem angegangen werden könnte, kann ein bisschen Diplomatie nicht schaden. Formulieren Sie Ihre eigenen Vorschläge einfach als Frage: „Meinen Sie, dass es helfen könnte, wenn…", „Was halten Sie von…?" Wenn dann alle den Eindruck haben, gemeinsam eine Lösung erarbeitet zu haben, ist ein erster wichtiger Schritt getan.

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