Das Programm an sich ist glücklicherweise überwiegend selbsterklärend. Bevor du dich ans eigentliche Zusammenbasteln machst, kannst du dich also ruhig einmal durch die verschiedenen Menüpunkte, Reiter und Funktionen klicken. Bau dir zwei oder drei Testfolien mit ein bisschen Beispieltext und schau einfach mal, was so alles möglich ist. Wenn du soweit bist, geht es los: Du legst das grobe Design deiner PowerPoint-Präsentation fest. Dazu gehören

• der Folienhintergrund,
• die Schriftart,
• die Schriftfarbe und
• das Folienlayout.

Auch wenn du es gerne bunt, fröhlich und ruhig etwas abgedreht magst: Weniger ist hier definitiv mehr. Wenn du ein Referat über Schule in früheren Zeiten hältst, kann ein papierähnlicher beiger Hintergrund natürlich gut passen. Ansonsten entscheidest du dich am besten für das, was am leichtesten lesbar ist: Schwarze Schrift auf weißem Grund. Je weniger von deinen Inhalten ablenkt, desto besser. Denk nur mal an den Chef von Apple, der bei seinen Präsentationen nicht mal das Firmenlogo fest einblendet...

Auch ein Deckblatt, eine Folie für deine Gliederung und eine für die Quellenangaben sowie eine Schlussfolie planst du direkt ein. Das Deckblatt darf ruhig etwas auffälliger sein, sollte aber zum Rest deines Designs passen. Kleiner Extra-Tipp: Wenn du dein Thema noch nicht sofort verraten, sondern deine Zuhörerinnen und Zuhörer erst noch heranführen willst, macht eine „blanke“ Folie am Anfang Sinn.

Jetzt geht es an die Folienplanung. Orientiere dich an deinem Vortrag: Welche Bestandteile hat er, welche Aspekte sprichst du an? Wie hast du deinen Vortrag gegliedert?

Verteile das, was du visualisieren bzw. zeigen möchtest, grob auf Folien. Die goldene Regel dabei: Deine PowerPoint-Präsentation unterstützt deinen Vortrag – sie ist aber nicht dein Vortrag. Im Klartext heißt das: Auf deine Folien packst du keine Nacherzählung und auch kein Protokoll deines Vortrags. Hier gehören wirklich nur Kernaspekte und Visualisierungshilfen hin. Frag dich also konsequent, was tatsächlich einen Folienplatz braucht bzw. verdient. Welche Medien und/oder Grafikelemente möchtest du außerdem einsetzen und an welcher Stelle?

Die grobe Faustformel für Folien mit „echtem“ Inhalt (also nicht dein Deckblatt) lautet: Eine Folie = 2 Minuten Vortragszeit. Wie viel Stoff du sinnvollerweise auf eine Folie setzt und wie lang du dann pro Folie brauchst, hängt aber letztlich von deinem Thema, deinem Layout und deiner Vortragsart ab. Wenn du packend und klar vortragen kannst, kannst du ruhig noch ein paar Infos mehr ins mündliche Reden „auslagern“ und mit wenigen, knappen Folien auskommen. Sehr komplexe Themen brauchen allerdings oft zusätzliche Visualisierungshilfen, die ausführlicher erklärt werden wollen.

Textwüsten und ausführliche Erklärungen sind auf deinen Folien Fehl am Platz. Mach dir immer wieder klar, dass deine PP-Präsentation wirklich nur zur Untermalung gedacht ist, und nicht etwa als „digitales Handout“, das für sich allein verständlich sein muss. Anders als beim Handout muss und soll niemand die Folien lesen und sofort den kompletten Durchblick haben. Deine PowerPoint-Präsentation ist schließlich nur ein kleiner Bestandteil deines Vortrags – und du ergänzt und erklärst „live“ alles Wissenswerte.

Auf deine Folien gehören deshalb nur Stichpunkte, die du möglichst kurz, knackig und eindrucksvoll formulierst. Ganze Sätze nutzt du nur in Ausnahmefällen – zum Beispiel, wenn es um einen Merksatz oder ein besonders ausdrucksvolles Zitat geht.
Achte darauf, dass du die Inhalte möglichst übersichtlich anordnest. Das bedeutet:

• Gestalte und befülle deine Folien möglichst einheitlich.
• So weiß das Auge sofort, wo es hinschauen muss.
• Achte darauf, dass die Form das Lesen und Verstehen erleichtert.
• Schau dir die Folienlayouts, die PowerPoint bietet, ganz in Ruhe an. Wenn du zum Beispiel zwei Ansichten gegenüberstellst, macht ein Zwei-Spalten-Layout mehr Sinn als eine bloße Aufzählung.
• Absolute Mindest-Schriftgröße ist 18 pt. Angenehmer und besser ist sogar 28 pt.
• Denk daran, dass dein Publikum nicht wie du am Rechner sitzt, sondern auch in der hintersten Ecke des Raums noch alles lesen können muss.
• Mehr als 8 Zeilen solltest du auf gar keinen Fall auf eine Text-Folie packen.
• Wenn du Bilder, Grafiken oder Diagramme nutzt, lass genug Platz zum Text. Positionier sie außerdem so, dass es beim Lesefluss Sinn macht.
• Achte unbedingt darauf, dass Ränder und Abstände groß genug und einheitlich gestaltet sind.
• Denk immer an die Leseführung.

Dein Layout sollte das Auge führen und den natürlichen Lesefluss berücksichtigen (wir lesen von links nach rechts und von oben nach unten). Wenn du verschiedene Elemente auf eine Folie setzt, achte darauf, dass sie optisch klar getrennt sind und die Reihenfolge, in der sie gelesen werden sollen, klar ersichtlich ist.
Neben den Textinfos solltest du deine PP-Präsentation auch mit anderen Elementen ergänzen und auflockern. Du kannst ...

• Videos,
• Bilder und
• Sound einfügen und
• Grafiken, Tabellen und Diagramme nutzen.

Ein kurzweiliges Erklärvideo, ein interessantes Bild oder einfach nur eine Tabelle oder ein Flussdiagramm kannst du leicht einbinden und deine Präsentation damit ordentlich aufmöbeln. Schon ein paar Pfeile, die zeigen, dass Inhalte auf etwas aufbauen oder aus etwas folgen, lassen deine Folien ganz anders wirken. Natürlich gilt aber auch hier: Die Elemente müssen einen Nutzen haben. „Ich wollte halt ein Video zeigen!“ zählt nicht!

Eine Gliederung hilft natürlich, damit deine Zuhörerinnen und Zuhörer wissen, was sie (noch) erwartet. Du kannst nach dem Deckblatt eine Folie mit deiner Gliederung einbauen und zwischendurch immer wieder das nächste „Kapitel“ einläuten. Oder du setzt die Gliederung als festes Element auf alle Folien und zeigst so immer den Fortschritt deines Vortrags an. Überleg dir, was für welche Variante spricht und entscheide, was für dich am besten funktioniert. Denn zum Glück gilt auch bei PowerPoint-Präsentationen: Manches ist einfach Geschmackssache!